私の生活が変わった！バーチカル手帳の使い方と活用術

３．タスク管理を仕事で活用する

バーチカル手帳は、スケジュールを管理するだけでなく、仕事の効率化にも役立ちます。

特に、タスク管理に活用することで、やるべきことを整理し、時間を有効に使えるようになります。

「タスク管理」の「タスク」とは？

「タスク（task）」とは、「やるべき作業や仕事の最小単位」のことです。この言葉はラテン語の「taxare」（評価する）からきており、後に古フランス語の「tasque」（義務）を経て、英語の「task」になりました。

日本では1990年代からコンピューター用語として広まり、今では「作業」の意味でも使われています。「タスク」として仕事内容として使うことも、一般的になってきました。

タスク管理の方法

① タスクリストを作成する

タスク管理の基本は、やることをリスト化することです。バーチカル手帳の余白を活用し、「今日やることリスト」を作ってみましょう。

今日のタスク：
□メールの返信
□会議の資料作成
□取引先に連絡

タスクが終わったら頭の□チェックを入れると、完了したことがすぐにわかり、達成感を得ることができます。

タスクの書き方としては、ひとつのことをできるだけ短く箇条書きで各故ことです。自分がみてわかればよいので、言葉を略しても構いません。

② 締め切りを強調する

タスクの中でも、特に期限があるものは目立たせる工夫をしておくと、仕事が効率的に進みます。

バーチカル手帳を使って、仕事のタスク管理をすると、ミスが減りました。タスクは、約30分でできる仕事量を意識して書いています。

４．プライベートでも活用する

バーチカル手帳は仕事だけでなくプライベートでも活躍します。

プライベートでのバーチカル手帳の使い方

「ライフログ」の「ライフ(life)」は「人生」、「ログ(log)」は「記録」です。「自分が生活してきた記録を残す」という意味です。

バーチカル手帳を使って、自分だけの記録を残しておくことができるのです。

大きな出来事ばかりを記録するだけでなく、小さな気づきを書いていくと、後から思い出します。

例えば、「春先の散歩。見慣れない花をパプる。「ほとけのざ」という名前。可愛いピンクの花。」と、メモしてました。

予定がない時間帯を有効活用する

バーチカル手帳を書いていると、何も予定がない時間がでてきます。ここに、無理やり何か予定を入れるのではなく、有効活用するための時間として確保しましょう。

① 自己投資のための時間

空いている時間には、読書や資格勉強、運動など、自分を成長させる活動を計画しましょう。

バーチカル手帳に読書の時間を10分でも書き込んで、読書時間を確保することができます。同様に、軽い運動や軽く体を動かす時間も作っていきましょう。

また、資格試験の勉強は、朝の15分や出勤前の10分など、短時間でも時間を確保していくと日々の積み重ねができます。

② 気づきをメモする時間

手帳の余白に、その日の気づきや反省点をメモしておくと、次回の改善点が見えてきます。

バーチカル手帳を効果的に使いこなすと、予定だけでなく、日々の記録も同時に記入できます。

あれもしなきゃ、これもしなきゃ、と、頭の中でごちゃごちゃになっていることも、時間を決めてやると記入していると、日々の習慣として生活の中に取り入れることができました。

私は、起床時間や就寝時間も記入して、生活習慣を見直しています。体重も体脂肪も、理想的な数値に近づけることができました。

５．継続のための工夫

バーチカル手帳を使い始めるときに、とにかく何でも書いてみようと、日々の予定だけで5分刻みに書き込んでしまいがちです。

あまりにもぎゅうぎゅうに書いてしまうと、テンションが下がって書きたくなくなってしまいます。

せっかくバーチカル手帳を使うのですから、継続のためにできる工夫をしましょう。やりやすい部分から取り入れていきましょう。

① 無理なく書けるフォーマット作り

最初から細かく書きすぎず、自分に合ったペースで記入しましょう。私はスタンプやシールを使うことで楽しく続けられるよう工夫しました。

② 週末振り返りタイム

毎週日曜日には1週間分の行動ログを振り返り、「どこが改善できるか」を考える習慣を作ります。この振り返りによって翌週へのモチベーションもアップします。

私は、毎週日曜の午前中を手帳タイムにしています。1週間分の手帳を振り返り、仕事の進め方や目標への道のりを確認しています。

同時に、次の１週間の予定を確認しています。仕事の準備や、出かける予定などをひととりみています。余白に、持ち物のリストや行きたいお店をちょこっと書き込みます。

③ カスタマイズを楽しむ

バーチカル手帳を使う上で、自分ルールをどんどん作ると、書き方に自由さが加わります。その穂とつの方法として、シールやマーカーの多用です。

昨今、ワンポイントのシールやスタンプもあるので、好きなものを好きなように使ってデコレーションして、カスタマイズを楽しむのがおすすめです。

カラーペンやシールでデコレーションすることで、自分だけのオリジナル手帳作りが楽しめます。

例えば「青＝仕事」「赤＝プライベート」と色分けすると、あとからでも見やすくなります。